1. Zakres dokumentu
Niniejsza polityka uzupełnia Politykę prywatności o szczegóły operacyjne: kategorie odbiorców, procedury pseudonimizacji logów oraz zasady retencji dokumentacji księgowej powiązanej z usługami edukacyjnymi.
Dokument obowiązuje wszystkich pracowników, współpracowników IT oraz podmioty przetwarzające zawarte w wykazie umów powierzenia utrzymywanym w biurze przy 1 N Wacker Dr.
2. Źródła danych
- Formularze HTML i integracje z pocztą SMTP zarejestrowaną w domenie urbandaygesture.com
- System LMS udostępniający moduły wielojęzyczne
- Arkusze obecności warsztatów stacjonarnych oraz listy mailingowe newslettera edukacyjnego
3. Czas przechowywania
Logi serwera przechowywane są przez 180 dni, po czym są nadpisywane, z wyjątkiem fragmentów objętych tokiem postępowania reklamacyjnego. Faktury i umowy szkoleniowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi stanu Illinois (minimum 7 lat archiwum). Dane marketingowe — do cofnięcia zgody + 30 dni technicznych na usunięcie z kolejki wysyłki.
4. Udostępnianie
Dane mogą trafiać do dostawcy hostingu (USA), operatora skrzynki Microsoft 365 lub Google Workspace — każdorazowo na podstawie DPA. W przypadku migracji do innego dostawcy informujemy uczestników modułów płatnych e-mailem co najmniej 14 dni przed przełączeniem produkcyjnym.
5. Automatyzacja
Wewnętrzne skrypty mogą przypisywać tagi tematyczne wiadomościom np. „rejestracja pojazdu”, lecz nie wywołują automatycznych decyzji o odmowie dostępu do modułu na podstawie cech demograficznych. Każda blokada konta wymaga weryfikacji człowieka.
6. Incydenty
W razie incydentu bezpieczeństwa uruchamiamy protokół: izolacja systemu, ocena skali, powiadomienie użytkowników w terminie wynikającym z Illinois Personal Information Protection Act oraz zgłoszenie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, jeśli dotyczy danych poufnych modułu płatnego.
7. Szkolenie personelu
Roczne szkolenie z RODO/CCPA obejmuje scenariusze phishingu, zasady czystego biurka oraz segregację nośników z nagraniami webinarów. Potwierdzenia uczestnictwa archiwizujemy 36 miesięcy.
8. Prawo do zgłoszeń
Skargi co do przetwarzania należy kierować na [email protected] lub listownie na adres korespondencyjny biura. Odpowiadamy w terminie wskazanym w polityce prywatności, przedłużalnym przy skomplikowanych żądaniach eksportu LMS.